En fonction de la mission convenue avec votre employeur, nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

Gestion des certificats : Votre employeur peut vous demander de nous transmettre directement vos certificats médicaux. Si tel n'est pas le cas, votre employeur peut nous fournir le certificat médical afin de vérifier votre incapacité de travail.

Contrôle d'identité : pour s'assurer que les informations sur votre incapacité de travail sont liées au bon employé, votre employeur nous fournit une liste quotidienne de tous les employés en service, précisant leur nom, leur adresse, leur date de naissance et leur numéro personnel.

Contrôle de l'incapacité de travail.

Etablissement de statistiques dans le cadre de la politique sociale et d'absentéisme de l'employeur.

Lors du traitement de vos données personnelles, nous appliquons le principe du traitement minimal des données.

En vue des finalités susmentionnées, nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Nom, prénom, sexe, adresse, lieu de résidence, numéro d'employé/numéro de stock, date de naissance, fonction, département, employeur, langue, date d'entrée en service, date de sortie de service, statut : ces informations sont fournies par votre employeur.
• Coordonnées du médecin traitant (si nous recevons un certificat, si cela est nécessaire pour le contrôle ou en cas de procédure d'arbitrage)    
• Durée de l'incapacité de travail, qu'il s'agisse d'un premier certificat ou d'une prolongation
• Nature de l'incapacité de travail (accident du travail / maladie professionnelle / accident / hospitalisation), si vous êtes autorisé à quitter votre lieu de résidence
• Si vous travaillez pour une agence gouvernementale : numéro de dossier Medex
• Si vous travaillez pour le Gouvernement flamand et que vous avez indiqué un diagnostic sur votre certificat, des rapports agrégés sont établis sur la base de ces données, de votre âge, de votre fonction, de votre département et de la durée de votre incapacité de travail. Ces rapports sont totalement anonymes. Pour garantir cela, le rapport ne comprend que les données d'un ensemble de 20 personnes.

En outre, nous recueillons le contenu de chaque communication aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir nos services.

Pour la tenue des listes du personnel en vue de vérifier l'identité, nous invoquons l'article 6.1, f RGPD : l'intérêt légitime de vous et de votre employeur : après tout, nous devons être sûrs que les informations relatives à l'incapacité de travail sont liées seront transmis au membre du personnel approprié.

Pour la gestion des attestations, nous nous appuyons sur l'article 9.2, b RGPD : le traitement est nécessaire à l'exécution des obligations et à l'exercice des droits spécifiques du responsable du traitement ou de la personne concernée dans le domaine du droit du travail et de la sécurité sociale et du droit à la protection sociale.

Pour le contrôle médical de l'incapacité de travail, nous invoquons l'article 9.2, h du RGPD : le traitement est nécessaire aux fins de la médecine préventive ou du travail et/ou à l'évaluation de l'aptitude au travail du salarié.

Si vous êtes un membre du personnel du Gouvernement flamand ou de l'une de ses agences, il est possible que vous ayez mentionné un diagnostic sur le certificat. Nous comptons sur votre consentement pour le traitement de ces informations à des fins statistiques.

Enfin, nous invoquons également l'intérêt légitime de Mediwe lui-même (si cela est nécessaire pour sauvegarder nos droits) ou une obligation légale lorsque certaines législations ou une procédure légale nous obligent à traiter.

Nous partagerons vos données à caractère personnel avec votre consentement, si cela est nécessaire pour vous fournir nos services ou si la loi l'exige.

Nous pourrons partager vos données à caractère personnel avec des entreprises liées ou avec des tiers effectuant du traitement de données pour notre compte. Lorsque ces prestataires de services agiront, pour notre compte, en tant que sous-traitants, nous ne les autoriserons pas à utiliser ou publier ces données d'une manière non conforme aux cas décrits dans la présente déclaration de respect de la vie privée.

Nous ne vendrons pas les données à caractère personnel collectées ni ne les donnerons gratuitement à des tiers sous réserve des cas décrits dans cette déclaration de respect de la vie privée ou tels que communiqués au moment de la collecte.

Nous pourrons aussi divulguer vos données à caractère personnel :

• lorsqu'une certaine législation ou procédure juridique nous y obligera,
• dans le cadre d'une enquête sur des activités frauduleuses et illégales suspectées ou avérées.

Nous nous réservons le droit de transmettre des données à caractère personnel dans le cas où nous vendrions une partie ou la totalité de notre entreprise ou de nos actifs. Dans le cas d'une telle vente, toutes les mesures raisonnables seront prises pour inciter l'acquéreur à traiter correctement les données à caractère personnel qui nous auront été fournies, et ce dans le respect de la présente déclaration de respect de la vie privée

Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour vous proposer nos services ou à d'autres fins essentielles, telles que le respect de nos obligations légales.

En l'absence de quelque forme de contrat entre nous pendant une durée de 5 ans, vos données à caractère personnel seront supprimées au cours de l'année suivante.

Nous avons pris les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger efficacement vos données à caractère personnel contre tout accès, utilisation et divulgation illicites.

Seules les personnes compétentes ont ainsi accès à vos données, après une procédure de vérification de mot de passe sur le serveur.

Tout le trafic de données sur notre site web ainsi que tout le trafic de courrier électronique de Mediwe est crypté à l'aide de la technologie SSL.

Les données personnelles contenues dans notre base de données sont stockées sous forme cryptée afin qu'elles ne puissent pas être lues par des personnes non autorisées.

Si vous avez d'autres questions sur cette déclaration de respect de la vie privée, si vous souhaitez exercer vos droits ou modifier les données ou les paramètres que vous avez fournis, veuillez contacter notre DPO :

Mediwe vzw
Sneeuwbeslaan 20 bus 4
2610 Wilrijk
E-mail: privacy@mediwe.be

Conformément au RGPD, vous pouvez nous demander à tout moment de consulter vos données personnelles, d'en demander une copie, de les corriger, de les transférer, de demander la limitation de leur traitement ou d'en effacer tout ou partie. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles.

À la suite d'une telle demande, nous ne continuerons à traiter ces données personnelles que dans la mesure où nous avons une raison valable de continuer à les traiter ou si cela est nécessaire pour respecter une obligation légale.

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement - en tout ou en partie - à tout moment.

Si vous avez une demande, une question ou une plainte concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez l'adresser à privacy@mediwe.be avec une preuve d'identité afin que nous puissions être sûrs de donner suite à la demande de la bonne personne. Nous nous engageons à donner suite à ces demandes et plaintes en temps utile.

En outre, si vous estimez à tout moment que l'un de vos droits n'a pas été respecté, vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données à l'adresse contact@apd-gba.be .

Si vous souhaitez que le traitement de vos données personnelles soit limité, vous pouvez envoyer une demande à cet effet à privacy@mediwe.be

Toutefois, cette demande ne peut être faite que dans les cas suivants :

    - l'exactitude des données personnelles est contestée,
    - le traitement des données personnelles est illégal mais vous vous opposez à l'effacement des données personnelles
    - Mediwe n'a plus besoin des données personnelles pour les objectifs de traitement prédéterminés mais vous en avez besoin pour l'établissement, l'exercice ou la justification d'un droit légal.

Vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles en attendant de savoir si les motifs légitimes de Mediwe l'emportent sur ceux de l'employé.