En tant que visiteur du site web (ci-après « vous » ou « votre »), vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par Mediwe vzw, dont le siège social est situé Sneeuwbeslaan 20 bus 04, 2610 Wilrijk, et immatriculée sous le numéro d'entreprise BE 0415.945.205, en sa qualité de responsable du traitement et/ou de sous-traitant (ci-après « nous » ou « notre »).

Champ d'application

La présente déclaration de confidentialité (ci-après la « Déclaration de confidentialité ») s'applique aux données personnelles vous concernant que nous collectons et traitons via notre site web ou que vous nous communiquez par tout autre moyen. Elle contient des informations importantes sur la manière dont nous collectons et traitons les données personnelles ainsi que sur les finalités de ces traitements, et précise les droits que vous pouvez exercer en tant que personne concernée. Nous vous invitons donc à lire attentivement la présente Déclaration de confidentialité.

Nous nous engageons à protéger vos données (à caractère personnel) avec le plus grand soin et à ne les traiter que de manière loyale et licite, conformément aux dispositions du RGPD, y compris toutes les lois ou réglementations nationales ou internationales en vigueur mettant en œuvre le RGPD, ou les lois ou réglementations futures qui le remplaceront (ci-après dénommées collectivement la « Législation applicable en matière de protection des données »).

Quand et comment collectons-nous et traitons-nous vos données personnelles ?

Nous recueillons et traitons vos données personnelles lorsque vous sollicitez l'un de nos services ou que vous nous contactez au sujet des services que nous fournissons. Nous pouvons également traiter vos données personnelles si vous nous adressez une demande d'ordre général par e-mail, formulaire en ligne, téléphone ou fax.

En tant que responsable du traitement, nous traitons uniquement les données à caractère personnel que vous nous fournissez directement. Nous traitons les données à caractère personnel des employés de nos clients en qualité de sous-traitant. Vous trouverez plus loin dans la présente déclaration de confidentialité des précisions concernant les données à caractère personnel que nous traitons en tant que sous-traitant. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter la déclaration de confidentialité interne de votre employeur.

Quels sont les fondements juridiques du traitement de vos données personnelles ?

En tant que responsable du traitement, nous traitons vos données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes ou de l'exécution d'un contrat.

Dans le cadre des processus de recrutement, nous traitons vos données sur la base de nos intérêts légitimes.

Nous traitons les données personnelles des employés de nos clients à divers titres, selon le contexte :

• Nous traitons les données personnelles des personnes de contact de nos clients en qualité de responsable du traitement, sur la base juridique de l'exécution du contrat.
• Nous traitons les données personnelles des employés faisant l'objet d'une demande de vérification en qualité de sous-traitant ; à cet effet, nous avons conclu un accord de traitement des données avec l'employeur.
• Nous traitons les certificats médicaux à la fois en tant que responsable conjoint du traitement et en tant que sous-traitant.

Nous traitons les données personnelles des médecins contrôleurs dans le cadre de l'exécution des contrats conclus avec nos clients.

Nous traitons les données reçues via le formulaire de contact en ligne sur la base de votre consentement.

À quelles fins traitons-nous les données vous concernant ?

En tant que responsable du traitement

En tant que sous-traitant

Vos droits en tant que personne concernée

Sous réserve des conditions et limites prévues par la législation applicable en matière de protection des données, vous pouvez exercer les droits suivants en tant que personne concernée auprès de Mediwe, pour les activités de traitement dont nous sommes responsables.

En tant que sous-traitant, nous sommes tenus d'assister nos clients (les employeurs) lorsque les personnes concernées souhaitent exercer leurs droits.

Si vous souhaitez consulter le dossier détenu par le médecin contrôleur, vous pouvez contacter ce dernier directement.

Droit d'accès à vos données personnelles

Le droit de demander l'accès à vos données personnelles, de demander une copie des données personnelles que nous collectons à votre sujet et d'obtenir des informations supplémentaires sur la manière dont nous traitons vos données.

Droit de rectification

Le droit d'obtenir la rectification de données personnelles inexactes ou le complément de données personnelles incomplètes que nous détenons à votre sujet.

Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)

Le droit de faire supprimer vos données personnelles de nos systèmes.

Une demande de suppression de vos données personnelles ne peut pas toujours être satisfaite en raison, par exemple, d'obligations contractuelles ou légales. Nous tiendrons compte de ces obligations pour répondre à votre demande.

Droit d'opposition

Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime ou sur des motifs d'intérêt public. Nous cesserons le traitement, à moins de démontrer l'existence de motifs légitimes et impérieux justifiant la poursuite du traitement ou la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection directe, afin que vos données personnelles ne soient plus traitées à ces fins.

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles que nous avons collectées avec votre accord. Par exemple, vous pouvez vous désinscrire des newsletters à tout moment. Toutefois, le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles. Si vous exercez valablement ce droit, nous continuerons à conserver vos données mais en limiterons l'utilisation. Vous pouvez par exemple formuler une telle demande si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou que notre traitement n'est pas justifié. Nous ne sommes tenus de donner suite à ces demandes que dans des cas précis, tels que prévus par la loi.

Droit à la portabilité des données

Le droit d'obtenir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de faire transmettre ou copier ces données à un autre responsable du traitement.

Ces droits peuvent être exercés gratuitement en envoyant un e-mail à l'adresse privacy@mediwe.be. Sous réserve des exceptions légitimes prévues par la législation applicable en matière de protection des données, nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois suivant sa réception. Nous pourrions toutefois vous demander des informations complémentaires afin de vérifier votre identité et de nous assurer que la demande émane bien de vous..

Droit d'introduire une plainte

Si vous estimez que nous violons vos droits en matière de protection des données, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données belge : Autorité de protection des données, Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. 02 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.

Destinataires

Nous nous abstenons de divulguer ou de vendre vos données personnelles à des tiers ainsi que de les rendre publiques, sauf dans les cas spécifiques suivants :

• Les données personnelles peuvent être communiquées à des prestataires de services externes auxquels nous avons confié certaines activités de traitement. Dans tous les cas, ces prestataires sont tenus de traiter vos données personnelles conformément à nos instructions et, le cas échéant, un contrat de traitement des données sera conclu pour les obliger à respecter toutes les obligations imposées par la législation applicable en matière de protection des données.
• Si la loi ou la réglementation applicable l'exige.

Transit international des données

Nous nous conformerons à la législation applicable en matière de protection des données concernant la garantie d'une protection adéquate pour le transfert de données à caractère personnel vers des destinataires situés dans des pays hors de l'Espace économique européen (« EEE »).

Si nous transférons vos données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale situé(e) hors de l'EEE, nous veillerons à ce que ce transfert s'effectue vers des pays tiers considérés par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection « adéquat » (une liste de ces pays est disponible sur le site Internet de la Commission européenne). À défaut, si vos données à caractère personnel ne sont pas transférées vers un pays offrant un niveau de protection adéquat, nous mettrons en place des garanties appropriées avec l'entité destinataire (par exemple, des clauses contractuelles types de l'UE ou des règles d'entreprise contraignantes, en tenant compte des exigences supplémentaires relatives aux transferts internationaux, telles que des mesures complémentaires) afin de garantir que vos données à caractère personnel restent protégées conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations ou une copie de ces garanties, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : privacy@mediwe.be.

Conservation de vos données personnelles

Nous ne conservons pas vos données personnelles au-delà de la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons reçues. Les durées de conservation varient en fonction du type de traitement et de la finalité pour laquelle les données personnelles ont été collectées.

Les données personnelles collectées sur la base de votre consentement sont conservées tant que ce consentement demeure valide.

Dans tous les cas, les données personnelles peuvent être conservées plus longtemps s'il existe une obligation légale ou réglementaire le justifiant, ou moins longtemps si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et qu'il n'existe plus de motif légitime pour les conserver. Nous garantissons que vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées une fois la durée de conservation arrivée à son terme.

Les données personnelles relatives à nos clients (coordonnées et informations sur les employés) sont conservées jusqu'à 5 ans après la fin du contrat avec le client. En l'absence de contrat, les données personnelles sont supprimées 5 ans après la dernière demande du client.

Pour plus d'informations sur les durées de conservation que nous appliquons, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : privacy@mediwe.be .

Nos Coordonnées

Si vous avez des commentaires ou des questions concernant les informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité, ou toute autre question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@mediwe.be.

Si vous préférez nous contacter par courrier, vous pouvez le faire à l'adresse suivante :

Sneeuwbeslaan 20 bus 04, 2610 Wilrijk.

Modifications de notre déclaration de confidentialité

Nous sommes susceptibles de modifier ou de mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les évolutions de nos pratiques en matière de traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables sur la protection des données. Nous procéderons à ces modifications en publiant la version mise à jour sur notre site Internet. Lors de la publication de modifications, nous actualiserons la date de « dernière mise à jour » ainsi que le numéro de version. Les modifications importantes seront annoncées sur notre page d'accueil. Nous vous recommandons toutefois de consulter régulièrement notre Déclaration de confidentialité.