Afhankelijk van de opdracht die we afspreken met uw werkgever, verwerken we uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Attestbeheer: Het is mogelijk dat uw werkgever u vraagt uw medische attesten rechtstreeks naar ons te versturen. Indien dit niet het geval is, kan het zijn dat uw werkgever ons het medisch attest bezorgt met het oog op de controle van uw arbeidsongeschiktheid.

Controle identiteit: om te verzekeren dat de informatie over uw arbeids(on)geschiktheid gekoppeld wordt aan de juiste werknemer, bezorgt uw werkgever ons dagelijks een lijst van alle werknemers in dienst, met vermelding van naam, adres, geboortedatum en personeelsnummer.

Controle arbeidsongeschiktheid.

Opmaken van statistieken in het kader van het welzijns-en verzuimbeleid van de werkgever.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens hanteren we het principe van minimale gegevensverwerking.

Met het oog op bovenvermelde doelen, verwerken we volgende persoonsgegevens van u:

• Naam, voornaam, geslacht, adres, verblijfplaats, personeelsnummer / stamnummer, geboortedatum, functie, afdeling, werkgever, taal, datum in dienst, datum uit dienst, statuut: deze informatie bezorgt uw werkgever ons.
• Gegevens behandelende arts (indien wij een attest ontvangen, indien dit nodig is voor de controle of in geval van een arbitrageprocedure)
• Duur van arbeidsongeschiktheid, of het een eerste attest betreft of een verlenging
• Aard van de arbeidsongeschiktheid (arbeidsongeval / beroepsziekte / ongeval / hospitalisatie), of u de woonplaats mag verlaten
• Indien u werkt voor een overheidsinstantie: dossiernummer Medex
• Indien u werkt voor de Vlaamse Overheid en een diagnose heeft vermeld op uw attest, worden op basis van deze gegevens, uw leeftijd, functie, afdeling en duurtijd arbeidsongeschiktheid geaggregeerde rapporten gemaakt. Deze rapporten zijn volledig anoniem. Om dit te garanderen worden gegevens pas opgenomen in het rapport vanaf een dataset van 20.

Verder verzamelen we de inhoud van elke communicatie zolang dit nodig is om u onze diensten te verlenen.

Voor het bijhouden van de personeelslijsten met het oog op de controle van de identiteit beroepen we ons op artikel 6.1,f AVG: het gerechtvaardigd belang van u en uw werkgever: we moeten er immers zeker van zijn dat de informatie met betrekking tot de arbeidsongeschiktheid gekoppeld wordt aan het juiste personeelslid.

Voor het attestbeheer beroepen we ons op artikel 9.2,b AVG: de verwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht.

Voor de medische controle van de arbeidsongeschiktheid beroepen we ons op artikel 9.2,h AVG: de verwerking is noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde en/of voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer.

Indien u personeelslid bent van de Vlaamse Overheid of één van haar instanties, is het mogelijk dat u op het attest een diagnose vermeld heeft. Voor de verwerking van deze informatie met het oog op statistische doeleinden, beroepen we ons op uw toestemming.

Tot slot beroepen we ons ook op het gerechtvaardigd belang van Mediwe zelf (indien dit nodig is om onze rechten te vrijwaren) of een wettelijke verplichting wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons verplicht tot verwerking.

We delen uw persoonsgegevens met uw toestemming, indien het nodig is om u onze diensten te verlenen of indien dit wettelijk verplicht is.

We kunnen uw persoonsgegevens delen met verbonden ondernemingen of met derde partijen die voor onze rekening gegevensverwerking doen. Wanneer deze dienstverrichters, voor onze rekening, handelen als gegevensverwerker wordt door ons niet toegestaan dat zij deze gegevens gebruiken of bekend maken op een wijze die niet overeenstemt met de gevallen omschreven in deze privacyverklaring.

Wij verkopen de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet aan derden noch geven wij deze aan hen vrij, behoudens de gevallen omschreven in deze privacyverklaring of zoals u ten tijde van de verzameling werd meegedeeld.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekend maken:

• wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons daartoe verplicht,
• in kader van een onderzoek naar vermoedelijke of actuele frauduleuze en illegale activiteiten.

Wij behouden ons het recht voor om persoonsgegevens over te dragen in het geval wij een deel of het geheel van onze onderneming of van ons vermogen zouden verkopen. Indien een dergelijke verkoop zich voordoet, zullen wij alle redelijke maatregelen treffen om de verkrijger aan te zetten tot een correcte verwerking van de aan ons verstrekte persoonsgegevens en dit op een manier die overeenstemt met deze privacyverklaring.

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is om u onze diensten aan te bieden of voor andere essentiële doeleinden, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

De gegevens worden verwijderd 5 jaar na de beëindiging van elke samenwerking of na het laatste contact tussen ons, behalve in geval van een lopend geschil.

Wij hebben de nodige fysieke, technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens doeltreffend te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en gebruik en onthullingen.

Zo krijgen enkel bevoegde personen toegang tot uw gegevens, na paswoord verificatie op onze server.

Op het dataverkeer zowel op onze website als op het mailverkeer vanwege Mediwe wordt encryptie via SSL technologie toegepast.

De persoonsgegevens in onze databank worden geëncrypteerd bewaard zodat die informatie niet leesbaar is voor onbevoegden.

Indien u verdere vragen heeft over deze privacy verklaring, uw rechten wenst uit te oefenen, of de door u verstrekte gegevens of instellingen wenst te wijzigen, kan u onze DPO contacteren:

Mediwe vzw
Sneeuwbeslaan 20 bus 4
2610 Wilrijk
E-mail: privacy@mediwe.be

In overeenstemming met AVG kan u ons te allen tijde verzoeken uw persoonsgegevens in te zien, een kopie op te vragen, te verbeteren, over te dragen, te vragen de verwerking ervan te beperken of de gegevens geheel of gedeeltelijk te wissen. U kan ook een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Naar aanleiding van dergelijk verzoek zullen wij deze persoonsgegevens enkel nog verwerken voor zover en in de mate dat we een geldige reden hebben om deze te blijven verwerken of indien dit noodzakelijk zou zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze toestemming steeds – geheel of gedeeltelijk - intrekken.

Wanneer u een verzoek, een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze richten aan privacy@mediwe.be, met bewijs van identiteit zodat we er zeker van zijn dat wij van de juiste persoon het verzoek opvolgen. Wij verbinden ons ertoe een tijdig gevolg te geven aan deze verzoeken en klachten.

Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u daarenboven ook een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via contact@apd-gba.be (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wanneer u wenst dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt kan u hieromtrent een verzoek richten aan privacy@mediwe.be.

Dergelijk verzoek kan echter slechts in de volgende gevallen:

• de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist,
• de verwerking van de persoonsgegevens is onrechtmatig maar u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens.
• Mediwe heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de vooropgestelde verwerkingsdoeleinden maar u heeft deze nodig voor het instellen, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

U maakte bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in afwachting van de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Mediwe zwaarder wegen dan die van de medewerker.